Pengertian Laporan
Siswanto ( 1982 : 62 ) memberikan batasan tentang laporan (report) yaitu sebagai informasi tertulis yang di maksudkan sebagai pertanggung jawabkan atas sesuatu penugasan laporan juga dapat di katakan sebagai sesuatu macam dokumen yang di sampaikan atau menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah di selidiki dalam bentuk fakta – fakta yang di arahkan kepada pemikiran atau tindakan yang akan di ambil. Sejalan dengan pendapat keraf parera ( 1987 : 56 ) mengemukakan laporan pada dasarnya suatu bentuk penyampaian dengan perjanjian fakta – fakta dan pemikiran – pemikiran guna tindakan.
Dari beberapa pendapat pengertian laporan di atas dapat di simpulkan bahwa laporan merupakan suatu bentuk penyampaian dan penyajian hasil kegiatan baik secara lisan maupun tetulis atau dokumen berupa fakta – fakta yang dimanfaatkan guna mengambil sebuah keputusan atau tindak lanjut bagi seseorang dan lembaga atau instansi tertentu.
Selain itu, laporan merupakan pemberian bertulis tentang kejadian, perkara atau pendapat yang disampaikan dalam format tertentu dan laras bahasa formal. Terdapat berbagai jenis laporan yang kerap bergantung pada situasi, antaranya:
1.Laporan rutin seperti kemajuan projek sendiri.
2. Laporan tak rutin yang disediakan untuk tujuan khusus seperti
laporan penyiasatan, laporan penyelidikan parti politik, laporan
produk dan laporan kebakaran.
2.2 UNSUR DALAM LAPORAN
Laporan dihasilkan apabila terdapatnya unsur / elemen-elemen berikut:
1. Penulis
Sesuatu laporan bermula daripada usaha seseorang yang mahir dalam sesuatu bidang atau lapangan menggunakan sumber-sumber tertentu untuk membentuk sesuatu laporan. Jika sekiranya sesebuah organisasi tidak menyediakan keperluan yang cukup, khidmat sokongan atau peralatan dan penulis tidak memohonnya, laporan itu mungkin memerlukan lebih banyak masa dan perbelanjaan untuk
menyiapkannya.
2. Isi kandungan
Berdasarkan sumber-sumber yang boleh didapatinya, termasuk nota,buku, pendidikan masa dan pengalaman, penulis perlu membuat pilihan antara apa yang hendak dimasukkan dalam laporan atau apa yang hendak ditinggalkan. Inilah bagian yang memerlukan pertimbangan sewajarnya oleh penulis.
3. Struktur
Kandungan perlu disusun secara teratur dengan tajuk dan penomoran yang sesuai. Penelitian yang kurang rapi boleh memberikan kesan yang tidak baik terhadap sesuatu laporan.
4. Gaya penulisan
Penulis perlu memilih perkataan sendiri dan menyusunnya menjadi ayat demi ayat seterusnya, perenggan demi perenggan sehingga terbentuk sesuatu laporan.
5. Pembaca
Mereka menerima laporan dan membaca sebahagiannya atau keseluruhannya. Mereka bertindak atau tidak bergantung kepadaprasangka, masalah atau pekerjaan mereka yang dipengaruhi oleh cara penulisan laporan itu.
6. Keputusan
Setelah dibaca, laporan boleh mempengaruhi sesuatu pandangan atau tindakan. Kesannya sesuatu laporan itu perlu diteliti dengan rapi. Jadi,tujuan sebenar sesuatu laporan itu ialah untuk mempengaruhi pembaca.
3.3 CIRI-CIRI UMUM LAPORAN
Kebanyakan laporan mempunyai ciri-ciri umum seperti berikut :
1.Struktur dan nada yang formal
Laporan ternyata lebih formal berbanding dengan komunikasi yang lain.Laporan biasanya mempunyai format khas yang mengandungi tajuk muka surat, pengenalan ringkasan, senarai kandungan atau isi, senarai cadangan atau isi, senarai cadangan, penutup, dan lampiran. Laras bahas lebih formaldan tiada ciri bahasa peribadi. Dengan demikian, formal laporan sesuai bagi dokumen untuk edaran luas atau untuk arahan.
2. Persembahan Berilustrasi
Penggunaan gambar, graf dan rajah untuk menjadikan jumlah maklumat
lebih mudah di faham.
3. Pernyataan Pendapat
Dalam banyak laporan, penulis membuat kesimpulan selepas menelaah,menilai dan mengupas bukti yang dikemukakan. Kesemua kesimpulan inipenting sebagai pelengkap tujuan laporan sehingga penulis laporan perlu mendapatkan ketepatan fakta tambahan.
4. Kegunaan Laporan
Sebarang jenis laporan hanya berjaya sebagai dokumen bertulis sekiranya penulisnya memahami kehendak pembaca dan mengemukakan butiran yang relevan dengan kehendak tersebut
2.4 MACAM-MACAM LAPORAN
1. Laporan lisan, di sampaikan secara lisan biasanya di lakukan hal-hal yang perlu segera di sampaikan laporan lisan dapat dengan tatap muka, lewat telpon, wawancara dan sebagainya.
2. Laporan tertulis di sampaikan secara lengkap dalam bentuk tulisan ditinjau dari bahasa yang di gunakan.
3. Laporan yang di tulis secara popular yang menggunakan kata – kata sederhana kadang – kadang diselingi dengan kalimat humor / lucu.
4. Laporan yang di tulis secara ilmiah sebagai hasil peneliti biasanya isinya singkat padat sistimatis serta logis
